Прием на время исполнения обязанностей. Трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника

Близится сезон отпусков, и нужно позаботиться о том, чтобы уход работников в отпуск не привел к сбоям в деятельности организации. Рассмотрим, как распределить обязанности временно отсутствующего работника.

Варианты возложения на работника обязанностей временно отсутствующего

Поручить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника другому сотруднику организации можно в порядке:

О том, как оформить внутренний перевод и оплатить работу за время перевода, читайте: 2009, № 19, с. 77

• временного совмещения, увеличения объема работы или расширения зоны обслуживания (так называемого замещения);
• внутреннего совместительства;
• временного перевода.

Эти варианты очень похожи. Но оформляются и оплачиваются они по-разному. Выбрать оптимальный вариант вам поможет эта таблица.

Критерий	Замещениест. 60.2 ТК РФ	Внутреннее совместительствост. 60.1 ТК РФ	Временный переводст. 72.2 ТК РФ
Время выполнения дополнительной работы	В течение рабочего дня наряду с основной работой	За пределами рабочего дня, но не более 4 ч в деньст. 284 ТК РФ	В течение рабочего дня с освобождением от основной работы
Оформление	Дополнительное соглашение к трудовому договорустатьи 57 , 60.2 ТК РФ	Отдельный трудовой договорст. 282 ТК РФ	Дополнительное соглашение к трудовому договору
Размер оплаты	Определяется по соглашению между работником и работодателемст. 151 ТК РФ	Оплачиваетсяст. 285 ТК РФ : <или> пропорционально отработанному времени; <или> в зависимости от объема выполненной работы; <или> на условиях, определенных трудовым договором	Оклад (тарифная ставка) по выполняемой работе
Запись в трудовой книжке	Не вносится	Вносится по просьбе работникаст. 66 ТК РФ	Не вносится

Об особенностях оформления кадровых документов на внутренних совместителей и оплаты их труда читайте: 2008, № 21, с. 16

Конечно, выбор за вами. Но все же замещение, пожалуй, самый оптимальный из трех вариантов на время отпуска. Ведь работника не придется освобождать от исполнения его собственных обязанностей. Поэтому мы хотим рассказать о том, как правильно оформить и оплатить именно замещение.

Договариваемся с работником

Итак, работник, наряду со своей основной работой, будет выполнять дополнительные обязанности в пределах установленной для его основной работы продолжительности рабочего времени за счет уплотнения своей работы в течение рабочего дня. Ему может быть поручена как работа, аналогичная той, которую он выполняет (увеличение объема работы, расширение зоны обслуживания), так и работа по другой должности/профессии (совмещение).

Замещение - наиболее удобный способ возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого сотрудника. Ведь работник выполняет дополнительные обязанности наряду со своими в течение рабочего дня.

На одного работника можно возложить исполнение обязанностей даже нескольких отсутствующих работников, если он имеет возможность справляться с этой дополнительной нагрузкой в течение установленной для него продолжительности рабочего дня.

Но сначала нужностатьи. 60 , 60.2 ТК РФ :

• получить согласие работника на выполнение дополнительной работы;
• договориться с работником о ее оплате.

Оформляем документы

После получения согласия работника делаем следующее.

ШАГ 1. Включаем в локальный нормативный акт правила о замещении должностей

Чтобы не распределять обязанности ушедшего в отпуск работника в пожарном порядке, варианты возможного замещения должностей лучше заранее закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в правилах внутреннего трудового распорядка). Это поможет и при составлении графика отпусков. Понятно, что перераспределять обязанности лучше в рамках одного структурного подразделения или в рамках смежных профессий и должностей.

Предположим, что штатным расписанием организации предусмотрены должности:

• главного бухгалтера (1 ед.);
• старшего бухгалтера (1 ед.);
• бухгалтера (2 ед.);
• кассира (1 ед.);
• начальника отдела кадров (1 ед.);
• старшего инспектора по кадрам (1 ед.).

В правилах внутреннего трудового распорядка могут быть закреплены следующие варианты замещения должностей.

Также в локальном нормативном акте можно прописать и общие правила определения размеров доплат за выполнение обязанностей временно отсутствующих работников.

ШАГ 2. Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору

В нем нужно указатьст. 60 , ст. 60.2 , ст. 151 ТК РФ :

• какая дополнительная работа поручается работнику. Если работник будет совмещать обязанности по другой должности, укажите, какие именно обязанности ему поручаются (все или только отдельные обязанности). Если же замещение происходит по аналогичной должности, то напишите, какой дополнительный объем работы должен выполнить работник;

Предупреждаем кадровика

С работником, временно замещающим другого, нужно заключить дополнительное соглашение . Одного приказа недостаточно.

• срок замещения. Это будет период нахождения замещаемого работника в отпуске, командировке, на больничном. Но имейте в виду, что «заместитель» вправе до истечения этого срока отказаться от выполнения дополнительной работы. Работодатель также может досрочно отменить замещение. Каждая из сторон (и работник, и работодатель) обязана письменно предупредить об этом другую сторону не позднее чем за 3 рабочих дня;

• размер доплаты за замещение. ТК РФ не устанавливает ни минимального, ни максимального размера такой доплаты. Он устанавливается с учетом объема поручаемой дополнительной работыст. 151 ТК РФ :
• <или> в твердой сумме;
• <или> в процентах от оклада (тарифной ставки) по основной или замещаемой должности.

Если выполнение обязанностей временно отсутствующего работника поручено нескольким работникам, то размер доплаты может быть одинаковым для всех либо может различаться в зависимости от объема поручаемой дополнительно работы. При этом ее размер может не ограничиваться размером оклада временно отсутствующего работника.

Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 12 марта 2007 г. № 31-ТД

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Сезон», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Смирнова А.А., действующего на основании Устава, с одной стороны и Филиппова Ксения Борисовна, занимающая должность бухгалтера, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от «12» марта 2007 г. № 31-ТД г. о нижеследующем:

1. В связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске старшего бухгалтера Рябовой И.Н. Работнику поручается исполнение всех ее обязанностей в соответствии с должностной инструкцией в период с 23 мая по 5 июня 2011 г. без освобождения Работника от исполнения обязанностей по должности бухгалтера.

2. Работнику устанавливается доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 40% оклада по должности старшего бухгалтера.

ШАГ 3. Составляем приказ о замещении

Работника нужно ознакомить с этим приказом под роспись.

Общество с ограниченной ответственностью «Сезон»

г. Москва

Приказ

На период очередного ежегодного отпуска старшего бухгалтера Рябовой И.Н. с 23 мая по 5 июня 2011 г. возложить исполнение ее обязанностей на бухгалтера Филиппову К.Б. без освобождения ее от работы по должности бухгалтера.

Установить Филипповой К.Б. на указанный период доплату в размере 40% оклада по должности старшего бухгалтера.

С приказом ознакомлены:

Сведения о выполнении дополнительной работы не нужно вносить в личную карточку работника (форма № Т-2утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ) и в его трудовую книжкуст. 66 ТК РФ ; п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 . Вместе с тем по просьбе работника вы можете отразить их в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки.

Пример. Расчет доплаты при замещении

/ условие / В связи с нахождением в ежегодном оплачиваемом отпуске старшего бухгалтера Рябовой И.Н. бухгалтеру Филипповой К.Б. с ее согласия было поручено исполнение обязанностей старшего бухгалтера в период с 23 мая по 5 июня 2011 г.

Размер доплаты за замещение составляет 40% оклада по должности старшего бухгалтера.

Оклад старшего бухгалтера 25 000 руб.

/ решение / Алгоритм действий таков.

ШАГ 1. Рассчитываем размер доплаты за месяц:

25 000 руб. х 40% = 10 000 руб.

ШАГ 2. Определяем размер доплаты за май 2011 г. На период с 23 по 31 мая 2011 г. приходится 7 рабочих дней, и размер доплаты составит:

10 000 руб. / 20 дн. х 7 дн. = 3500 руб.

ШАГ 3. Определяем размер доплаты за июнь 2011 г. На период с 1 по 5 июня 2011 г. приходится 3 рабочих дня, и размер доплаты составит:

10 000 руб. / 21 д. х 3 дн. = 1428,57 руб.

Передаем полномочия заместителю

Возможность замещения временно отсутствующего работника можно предусмотреть и при заключении трудового договора. В первую очередь это касается должностей заместителей руководителя организации или руководителя структурного подразделения. Замещение временно отсутствующего руководителя устанавливается трудовым договором с замом или его должностной инструкцией. В этом случае заключать дополнительное соглашение к трудовому договору с ним не нужно. Он будет делать это автоматически, поскольку это его обязанность в рамках трудовой функции по трудовому договору. Приказ о возложении на заместителя руководителя обязанностей отсутствующего руководителя нужен, только если у него несколько замов по разным вопросам, а замещать руководителя будет только один из них.

В трудовом договоре с замом или его должностной инструкции также необходимо отразить, имеют ли замы право подписи договоров, финансовых и других документов в этот период. Если это не оговорено, а право подписи на время отпуска заму нужно предоставить, то можно издать приказ о наделении зама полномочием на подписание документов или выдать заму доверенностьст. 185 ГК РФ .

Если заму на время отпуска предоставляется и право подписи финансовых документов, то нужно оформить временные банковские карточки с образцами его подписип. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И . На всех документах, которые будет подписывать зам, должны быть указаны должность («заместитель руководителя» («заместитель главного бухгалтера»)), его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.

Из авторитетных источников

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“ Советское Постановление о порядке и условиях совмещения содержало запрет для руководителей организаций, их заместителей, руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителей на совмещение должностейподп. «а» п. 15 Постановления Совмина СССР от 04.12.81 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (утратило силу с 10.03.2009 в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 10.03.2009 № 216) .

Этот запрет в 2003 г. был признан Верховным судом противоречащим ТК РФ в отношении руководителей структурных подразделений, отделов, цехов, служб и их заместителейОпределение Верховного суда РФ от 25.03.2003 № КАС 03-90 .

А в 2009 г. это советское Постановление полностью утратило силуПостановление Правительства РФ от 10.03.2009 № 216 . Тем самым руководители организаций и их заместители также получили право на совмещение должностей.

Если руководители высшего или среднего звена обязаны совмещать должности согласно трудовому договору или в соответствии с должностной инструкцией, то теперь для них нет никаких ограничений на доплату за совмещение. Поэтому по решению уполномоченного органа организации (совета директоров, руководителя организации) им можно производить такую доплату” .

То есть в настоящее время установление доплаты руководящему составу организации за время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника по должности остается на усмотрение работодателя.

.

Все штатные сотрудники время от времени отсутствуют на рабочих местах на законных основаниях: из-за пребывания в очередном отпуске либо длительной командировке. А так как трудовой процесс не может быть приостановлен на месяц или два, нормами ТК РФ предусмотрена возможность замены сотрудника , но только при соблюдении определенной процедуры и прав уже привлеченных работников.

Кто такой временно отсутствующий и временно исполняющий работник

С момента трудоустройства данные о действующем сотруднике отражаются не только в приказах, но и в табеле учета, на основании которого производится расчет оплаты труда.

В случае отсутствия на предприятии в табеле проставляется отметка , которая соответствует основаниям пребывания за пределами рабочего места, не подразумевающая прекращение трудовых правоотношений

Учитывая, что поводов для невыхода на работу может быть много, Постановлением Госкомстата РФ №1 предусмотрена определенная кодировка , которая позволяет не только отразить основание невыхода, но и предусмотреть начисление средней заработной платы либо ее лишения с сохранением рабочего места.

Временно отсутствующий сотрудник (ВРИО) — лицо, которое не присутствует на рабочем месте некоторое время в законодательном порядке.

Еще на стадии создания компании разрабатывается штатное расписание , посредством которого руководство определяет необходимое количество сотрудников для выполнения заданного объема работы с учетом круга последующих обязанностей, выполнить которые предстоит за норму рабочего времени, установленную статьей 91 ТК РФ .

Естественно, разовое отсутствие работника на пару часов или дней ущерба компании не принесет, но приостановление рабочего процесса на более длительный срок может принести существенные убытки, из-за чего законом и предусмотрена возможность привлечения другого сотрудника на временной основе.

Кто может исполнять обязанности

Как правило, круг обязанностей у отдельно взятых сотрудников индивидуален, однако в больших компаниях присутствуют и тождественные вакансии, в виду чего при отсутствии одного из экономистов его может заменить другой с освобождением от основных обязанностей либо же путем расширения имеющихся.

Если учреждение не обладает солидным штатом, руководство может использовать и иной вариант, а именно, прием стороннего работника в качестве внешнего совместителя на определенный срок в режиме срочного договора .

В ряде случаев возможно использовать и третий вариант, подразумевающий внутреннее совместительство, которое заключается в задействовании своего же рабочего, но за пределами стандартного режима труда предприятия, учитывая, что дополнительно трудиться совместитель в силу ст. 282 ТК РФ может только в свободное от основной занятости время .

Законодательная база

Смысл заместительства заключается в решении вопроса о выполнении обязанностей временного отсутствующего рабочего посредством привлечения своего же сотрудника, причем несколькими способами, которые определены законом. Так, в рамках статьи 60.2 ТК РФ тот же бухгалтер, начисляющий заработную плату по одному из отделов на основании приказа и личного согласия может привлекаться и к расчету оплаты по другому отделу, таким образом расширив зону обслуживания.

Работник не должен исполнять полный круг обязанностей отсутствующего работника, учитывая, что за 8 рабочих часов выполнить двойной объем невозможно. Поэтому еще на стадии оформления приказа о совмещении стороны, а именно, руководитель и работник должны определиться как с объемом дополнительной работы, так и со сроком ее выполнения, не говоря уже об оплате, которая является обязательной.

Если передать часть обязанностей без ущерба для производственного процесса невозможно, законом допускается временный перевод . Так, в силу ст. 72.2 ТК РФ сотрудник при наличии письменного согласия полностью освобождается от обязанностей и переводится на вакансию, освободившуюся на срок до одного года либо на срок, в который будет отсутствовать основной работник.

В экстренных ситуациях, обусловленных техногенной или природной катастрофой, срочными ремонтными работами работник переводится на должность отсутствующего работника без согласия на срок, не превышающий месяц. Если оплата труда или квалификация на вакансии по переводу будет ниже имеющейся, согласие нанимаемого потребуется .

Штатные сотрудники в рамках ТК РФ имеют право не только на труд и равноценную оплату, но и на отдых и ряд гарантий, который позволяют им совмещать трудовую деятельность с материнством либо получением образования.

Он на законных основаниях может отсутствовать на предприятии по следующим причинам :

• пребывание в ежегодном или административном отпуске;
• направление в командировку;
• болезни, включая период по БиР;
• обучение в режиме графика, определенного образовательным учреждением;
• повышени6 квалификации по распоряжению руководства;
• исполнение государственных обязанностей, к примеру, участие в военных сборах;
• отстранение от работы, к примеру, по медицинским показаниям либо до оформления специального права на управление транспортным средством или продления срока действия патента на работу.

ВРИО и совместительство — в чем разница

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляется не только путем привлечения собственного сотрудника компании, но и посредством принятия из вне уже в режиме совместительства, которое имеет некоторые отличия от совмещения. Так, в рамках статьи 282 ТК РФ совместителем является лицо, которое имеет основное место работы, но готово трудиться дополнительно в свободное время как на своем предприятии, так и на стороннем.

В связи с тем, что закон запрещает чрезмерные нагрузки и переработки в виду опасности нанесения вреда здоровью, совместитель работает не более 4 часов в день дополнительно либо же полную смену в свой выходной при условии, что месячная норма часов будет равна половине и не более .

Таким образом, именно совместитель в день может быть занят по 12 часов, а ВРИО исполняет обязанности и по своей, и по дополнительной должности в рамках одной смены, равной восьми часам.

Еще одним значительным отличием совместительства от замещения является порядок оформления , учитывая, что ВРИО так и остается штатным сотрудником по одной должности и выполняет дополнительные обязанности по приказу с доплатой. А совместитель, даже внутренний, принимается на работу вновь, таким образом числясь на двух должностях одновременно и приобретая право на отпуск и заработную плату и там, и там, но пропорционально отработанному времени.

Сроки замещения

Срок замещения временно отсутствующего равен времени, которое требуется для использования ежегодного либо ученического отпуска на основании ранее изданного приказа. Однако, в ст. 60.2 ТК РФ сказано, что работник по собственному желанию имеет право досрочно отказаться от «подработки» в режиме совместительства при условии направления письменного уведомления руководству за три рабочих дня .

Работодатель также обладает подобным правом и может снять дополнительный объем труда с работника на аналогичных условиях.

В случае перевода на должность ВРИО законом предусмотрены иные сроки . Так, в ст. 72.2 ТК РФ сказано, что при наличии согласия труженика и производственной необходимости он может занимать иную должность до 12 месяцев, после чего вопрос возврата либо же утверждения в качестве основного сотрудника решается заново. А вот в экстренных ситуациях перевод возможет без согласия на срок не более месяца.

Варианты временной замены

Обстоятельства, которые предусматривают отсутствие основного сотрудника на рабочем месте, могут быть разными , как собственно и срок его отбытия, в виду чего работодателю дано право выбрать один из вариантов, руководствуясь спецификой производства.

Замещение

Замещение, как правило, используется при сравнительно небольшом сроке отсутствия основного работника, связанным с использованием ежегодного, ученического отпуска, военными сборами от нескольких недель до месяца.

Используется указанный вариант и при временной нетрудоспособности, которая не связана с серьезной травмой либо операбельным вмешательством.

Совместительство: внутреннее и внешнее

Совместительство предпочтительнее применять при длительном отсутствии сотрудника, что характерно для отпуска по БиР или повышения квалификации на несколько месяцев с отрывом от производства.

Данный вариант подойдет в случае, если работник отсутствует на предприятии как минимум несколько месяцев и существует вероятность оформления инвалидности впоследствии.

Перевод

Перевод на иную должность зачастую используют только в случае значительного времени отсутствия работника , опять же исходя из вышеприведенных причин, обусловленных потерей здоровья или уходом за ребенком до 1,5 лет.

Доплата, компенсации, гарантии

Основой трудовых отношений является принцип обязательного вознаграждения за выполненный объем работы, однако в виду того, что сам принцип замещения и совместительства отличается по характеру, оплата труда также имеет значительные отличия .

При замещении ВРИО работник вправе рассчитывать на доплату в рамках статьи 151 ТК РФ , которая подразумевает договорной режим суммы в прямой зависимости от порученного объема.

Однако, в большинстве случаев, руководство компании не заинтересовано устанавливать размер индивидуально в каждом случае, поэтому размер доплат определяется в общем для всех сотрудников в локальных актах, к примеру, в коллективном договоре либо положении об оплате труда.

В свою очередь совместительство, как внутреннее, так и внешнее, имеет совсем другой порядок оплаты, учитывая, что речь идет об отдельной должности. Так, в ст. 285 ТК РФ сказано, что заработная плата совместителю рассчитывается, исходя из установленного по должности оклада со всеми надбавками, которые умножаются на фактически отработанное время, то есть половину нормы.

В силу статьи 287 ТК РФ совместитель вправе рассчитывать на ежегодный отпуск, а также иные гарантии в полном объеме по обеим должностям одновременно, а сотрудник, занятый в режиме замещения, может располагать только доплатой за дополнительный объем обязанностей.

Пример расчета оплаты

Для понимая различий между оплатой труда совместителя и ВРИО рассмотрим наглядный пример.

ВРИО :

1. Основной оклад: 12 000 руб.
2. Надбавка за выслугу – 15% — 1800 руб.
3. Доплата по замещению — 30%.

12 000 + 1800 = 13 800 руб.

Основной ежемесячный заработок работника, который в период исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, к примеру, на протяжении полного месяца, увеличится на 3600 рублей, учитывая, что надбавка исчисляется от оклада, а не общей суммы зарплаты.

Совместитель :

1. Оклад по должности: 12 000 руб.
2. Надбавка за работу на компьютере – 10%.

Норма рабочего времени составит 80 часов вместо 160.

12 000 + 1200 = 13 200 / 160 = 82,5 руб. за час.

82,5 * 80 = 6600 рублей.

Как оформить документы

Учитывая, что замещение и совместительство имеют существенные различия как в оплате, так и в режиме труда, порядок документального оформления также отличается .

Договор о взаимном сотрудничестве

При приеме совместителя на предприятие составляется полный пакет данных , присущий первоначальному трудоустройству, а именно:

• трудовой договор;
• приказ о приеме;
• личная карточка;
• запись в трудовую книгу при желании работника.

Приказ

В случае замещения вышеуказанного пакета документов не потребуется, учитывая, что основная трудовая функция сотрудника не меняется, а только увеличивается объем труда , из-за чего издается только приказ.

Если сотрудник переводится на иную должность, даже тождественную, условия его первоначального трудового договора меняются хотя бы в наименовании должности, перечне обязанностей, а также оплате. Поэтому к имеющимся документам дополнительно заключается соглашение, издается приказ о переводе.

14.12.2018

При уходе в отпуск на время отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.

Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.

Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?

Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время :

• Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
• Совместительство . Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
• Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
• Приём временного работника . Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Образец служебной записки на исполнение дел основного работника

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется .

Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:

1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
2. Дата оформления.
3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
4. Причина замещения сотрудника.
5. Кто будет исполнять роль заместителя.
6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.

Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — :

Образец заявления о согласии

Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.

Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.

В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.

Текст может выглядеть следующим образом : «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2018 до 15.04.2018 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.

Важно! Сам работодатель может направить работнику предложение о совмещении должностей на период замещения отсутствующего.

В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — :

Образец приказа

Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.

Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.

Указывается, будет ли человеку делаться доплата , а также перечисляются дополнительные условия.

Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.

Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.

Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — :

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

Можно платить в зависимости от фактически выполненного объёма задач либо рассчитать деньги по отработанному времени .

Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

Пример расчета

Условия:

• В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2018 года.
• За этот период будет 10 рабочих дней.
• Он имеет оклад 15 120 рублей.
• На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
• За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.

Расчет:

1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах , поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

Если директор уходит отдыхать

Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника .

Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

Чтобы переложить обязанности, директору понадобится издать приказ о временном исполнении задач руководителя замещающим сотрудником.

В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — :

После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.

Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.

Полезное видео

Как оформить замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ, как передать исполнение обязанностей другому сотруднику — смотрите в видео:

При уходе работника в отпуск необходимо подобрать ему замену для исполнения обязанностей в период отсутствия. Руководство выбирает удобный способ замещения на свое усмотрение. Главное — правильно оформить документы и получить согласие замещающего лица в письменном виде.

За дополнительную работу полагается доплата, размер которой определяется внутренними нормативными актами компании.

Уважаемые коллеги Вопрос: как правильно сделать запись в трудовом договоре, в приказе на прием, если сотрудник принят на время исполнения обязанностей отсутствующего работника?пункт 1 части первой статьи 59 Трудового кодекса Российской Федерации или пишем только части первой статьи 59 ТК РФ, может есть какие то образцы как правильно писать?Благодарю,

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор заключается на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

В этом случае при приеме на работу временного работника с ним заключается срочный трудовой договор, оформляется приказ о приеме на работу на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Содержание данного приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

Действующее трудовое законодательство не содержат прямых разъяснений, какие именно формулировки в договоре и приказе должен использовать работодатель в случае приема на работу временного сотрудника.

Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательным условие трудового договора является дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом.

В данном случае возможна следующая формулировка: « Настоящий трудовой договор является срочным и заключается согласно абзаца 2 части 1 статье 59 Трудового кодекса РФ на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, сохраняется место работы, а именно до выхода на работу основного работника А.А. Петровой» .

В приказе надо указать:

Унифицированная форма № Т-1
утверждена постановлением Госкомстата России
от 5 января 2004 г. № 1

Коды

Форма по ОКУД

0301001

«Альфа»

по ОКПО

00000000

наименование организации

Номер документа

Дата составлени я

ПРИКАЗ

8-к

16.02.2015

(распоряжение) о приеме работника на работу

Дата

Принять на работу

с

16.02.2015

по

Дата выхода на работу основного работника А.А. Петровой

Табельный номер

Иванову Елену Васильевну

18

фамилия, имя, отчество

в

административный отдел

структурное подразделение

Секретарь

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

для замещения временно отсутствующего сотрудника А.А. Петровой

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)

12 000

руб.

00

коп.

цифрами

надбавкой

-

руб.

-

коп.

цифрами

с испытанием на срок

-

месяца (ев)

Основание:

Трудовой договор от

«

16

»

февраля

20

15

года

№

16-ТД

Руководитель организации

Директор

А.В. Львов

должность

личная подпись

расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

«

16

»

февраля

20

15

г.

личная подпись

Примечание: В трудовой книжке сотрудника «срочность» договора никак не отражается (письмо Роструда от 6 апреля 2010 г. № 937-6-1). Запись о приеме на работу нужно сделать в общем порядке в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

При прекращении срочного трудового договора в трудовой книжке сделайте запись: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Исключением из этого правила будут случаи, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Вопрос из практики : Какую формулировку использовать при заключении срочного трудового договора на время отсутствия основного сотрудника: общую «До выхода основного работника» или подробную, с указанием Ф.И.О отсутствующего сотрудника, причины его отсутствия и т. п.

Можно использовать разные варианты формулировок. Однако без необходимости конкретизировать срок не стоит. Это позволит избежать лишнего документального оформления.

Срочный трудовой договор можно заключить на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым работодатель по закону сохраняет место работы. Например, на время отсутствия отпускника или болеющего сотрудника. В этом случае срок договора, указывают, как правило, не конкретной датой, а событием. Это следует из статьи 59 Трудового кодекса РФ, .

Поскольку закон не устанавливает, с какой степенью подробности указывать событие, то использовать можно как общую формулировку «До выхода на работу основного работника», так и более детальную. Например, «До выхода на работу бухгалтера Н.В. Зайцевой из административного отпуска...» с указанием документов, подтверждающих причину и сроки отсутствия основного сотрудника.

При этом без явной необходимости конкретизировать срок не следует. Это позволит избежать лишнего документального оформления и исключит ситуации с несвоевременным расторжением срочных договоров. Например, при заключении срочного трудового договора на время отсутствия сотрудника, который находится в или , без явной необходимости не нужно конкретизировать срок и использовать формулировки «До окончания отпуска по беременности и родам» или «До окончания отпуска по уходу за ребенком».

Если сформулировать срок как: «До окончания отпуска по беременности и родам», то по его истечении и оформить новый срочный договор уже на время отпуска основного сотрудника по уходу за ребенком. Иначе несвоевременно расторгнутый договор будет считаться бессрочным. не следует, поскольку инспекция также может признать договоры бессрочными.

Избегайте и формулировку «До окончания отпуска по уходу за ребенком». Дело в том, что основная сотрудница может выйти на работу на условиях и при этом продолжит числиться в . При таких условиях договора не получится. Так как указанная формулировка связывает прекращение договора с окончанием отпуска по уходу за ребенком. И если отпуск по факту продолжается, то основания для увольнения не возникает.

Возможна и другая ситуация. Основная сотрудница сразу после отпуска по уходу за ребенком решила использовать или . Чтобы продлить работу временного сотрудника на новый период, вновь придется расторгнуть ранее оформленный срочный договор в день окончания отпуска основного сотрудника. А затем заключить новый трудовой договор на новый срок. Те же действия придется провести, если основная сотрудница заболеет и не сможет выйти на работу сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком.

Таким образом, рекомендуем не конкретизировать срок трудового договора без явной необходимости. Используйте общую формулировку: «До выхода на работу основного сотрудника». Если по должности работает несколько сотрудников, то в формулировку срока добавьте фамилию основного сотрудника, которого будет замещать временный. Например, «До выхода на работу основного сотрудника Баранкиной А.М.».

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе. Для этого работодатель может привлечь:

• гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ);

• другого штатного сотрудника (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6).

Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

• временного замещения.

Временное замещение и совмещение

Совмещение устанавливается, когда в организации вакантна штатная должность. А временное замещение устанавливается, когда сотрудник, занимающий должность, временно отсутствует. Например, в связи с:

• отпуском;

• болезнью;

• командировкой;

• повышением квалификации и т. п.

Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Продолжительность рабочего времени

Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Доплата

При временном замещении должностей сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата (ст. 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

Документальное оформление

Перед оформлением временного замещения организация должна получить письменное согласие замещающего сотрудника. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

• работу по должности, ее содержание и объем;

• размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);

• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Совет : если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме .

В при временном замещении с сотрудником нужно дополнительно заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ).

При необходимости сведения о временном замещении можно указать в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника по форме № Т-2.

Организации также вправе применять самостоятельно разработанную форму личной карточки (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Пример оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (временного замещения)

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издал приказ о временном замещении .

Материальная ответственность

При временном замещении нужно заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудниками:

• непосредственно обслуживающими или использующими деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;

• достигшими 18-летнего возраста;

• должность или работа которых отнесены к числу допустимых для заключения подобного договора.

Полный перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Трудовая книжка

В трудовую книжку сотрудника сведения о временном замещении профессий (должностей) не вносите. Это связано с тем, что временное исполнение обязанностей не относится к сведениям о работе, которые необходимо вносить в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Досрочное прекращение работы

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от временного замещения профессий (должностей), а работодатель - досрочно отменить поручение о выполнении работы. О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно предупредить не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.